Praktische ondersteuning personeelszaken
De opvolgtool voor gegevensregistratie en databeheer
Als werkgever moet je een berg gegevens bijhouden om te waarborgen dat jouw arbeiders in orde zijn en blijven met wetten, regels en verplichtingen. Denk maar aan de vervaldatums van hun medische schifting, rijbewijs, bestuurderskaart voor de digitale tachograaf, ADR-attest, hef- en/of reachtruckattest en vakbekwaamheid als vrachtwagenchauffeur. Nauwkeurige registratie en goede opvolging zijn voor jou van essentieel belang maar een zware belasting. Om je daarbij te ondersteunen, biedt het SFTL je de gratis opvolgtool voor bedrijven aan. De gegevens die jij in jouw bestand ingeeft, zijn enkel en alleen voor jou toegankelijk. Het instrument is uitgerust met een handleiding waarnaar je op de startpagina kan doorklikken.
De opvolgtool is een eenvoudig, laagdrempelig en gebruiksvriendelijk instrument dat je rechts hiernaast kan terugvinden: bedrijven t.e.m. 20 werknemers of bedrijven t.e.m. 50 werknemers. Het laat je toe 4 soorten gegevens te registreren en op te volgen:
1) Vervaldatums m.b.t. personeel en dit per arbeider: Bijvoorbeeld de vervaldatum van de vakbekwaamheid van de vrachtwagenchauffeurs.
2) Vervaldatums m.b.t. voertuigen en dit per voertuig/nummerplaat. Bijvoorbeeld de vervaldatum van de technische keuring.
3) Vervaldatums m.b.t. het bedrijf. Bijvoorbeeld de vervaldatum van de bedrijfskaart voor de digitale tachograaf.
4) Gegevens m.b.t. de competentiepas en dit per arbeider: het overzicht van alle opleidingen die de arbeider heeft gevolgd.
Naast elke vervaldatum die je ingeeft, verschijnt een vak met een getal en met de kleur groen, oranje of rood. Het getal geeft, met als vertrekpunt de datum waarop je het instrument raadpleegt, het aantal dagen aan dat nog rest tot het verstrijken van de vervaldatum. Verschijnt er een negatief getal, dan is de vervaldatum reeds verstreken. De kleuren groen, oranje en rood hebben elk een specifieke betekenis. Groen: de vervaldatum is nog veraf, je hoeft nog niets te doen. Oranje: de vervaldatum komt dichterbij, het wordt tijd dat je actie onderneemt. Rood: het is vijf voor twaalf, je moet hoogdringend actie ondernemen.
Per item is telkens afzonderlijk bepaald welke tijd nog rest tot het verstrijken van de vervaldatum, uitgedrukt in het aantal dagen, wat standaard de kleur groen, oranje of rood geeft. Specifiek voor het ADR-attest bijvoorbeeld is groen van toepassing als dit attest nog 180 dagen of meer geldig is, oranje als het nog tussen 179 en 91 dagen geldig is en rood als het nog 90 dagen of minder geldig is. De standaard ingestelde tijden wijzigen van item tot item, omdat bijvoorbeeld de aankoop van een nieuwe bestuurderskaart voor de digitale tachograaf minder tijd en planning vergt dan het regelen van een ADR-bijscholing.
De opvolgtool biedt ook extra mogelijkheden:
- Je kan bij elk item de standaard ingestelde tijden die de toekenning van de kleur groen, oranje of rood bepalen naar jouw wens aanpassen.
- Het instrument biedt je de ruimte om de vervaldatums van 4 bijkomende items in te geven en op te volgen.
- Sinds 2009 dien je bij cao voor RSZ categorie 083-arbeiders een competentiepas bij te houden. Meer info kan je hierover terugvinden in de rubriek 'Opleidingen en bijscholingen voor bestaand personeel'. De opvolgtool bevat ook de nodige toelichting hierover en een model van competentiepas dat je kunt gebruiken.
Vragen? Wil je een (gratis) bedrijfsbezoek voor bijkomende toelichting?
